LAS 7 HERRAMIENTAS ADMINISTRATIVAS

Z Diagrama de Afinidad.

Es una herramienta que sintetiza un conjunto de datos verbales (ideas, opiniones, temas, expresiones,) agrupándolos en función de la relación que tienen entre sí.

Se basa en el principio de que muchos de estos datos verbales son afines, por lo que pueden reunirse bajo unas pocas ideas generales.La aplicación del diagrama de afinidad está indicada cuando:

Se quiere organizar un conjunto amplio de datos, se pretende abordar un problema de manera directa, el tema sobre el que se quiere trabajar es complejo o es necesario el consenso del grupo.

v DIAGRAMA DE RELACIONES.

Es una herramienta que ayuda a analizar un problema cuyas causas están relacionadas de manera compleja. El diagrama de relaciones permite alcanzar una visión de conjunto sobre cómo las causas están en relación con sus efectos y cómo, unas y otros, se relacionan entre sí.

El objetivo principal del diagrama de relaciones es la identificación de las relaciones causales complejas que pueden existir en una situación dada. El método da por supuesto que hay muchas posibles causas y efectos en torno a un determinado problema. El objetivo de la aplicación de la herramienta es obtener sus posibles causas, analizando la complejidad de sus relaciones.

ª DIAGRAMA DE FLECHAS.

Se utiliza dad las necesidades de tomar en cuenta el factor tiempo y las relaciones en la subordinación de actividades. Es similar un diagrama de flujo. Con esta herramienta se programan todas las actividades para cumplir con las tareas designadas, siguiendo una secuencia lógica, considerando el tiempo de cada una de ellas y su monitoreo. Se busca determinar el tiempo óptimo para ejecutar cada actividad y la secuencia que debe seguirse, coordinando al mismo tiempo las tareas simultáneas.

¯ DIAGRAMA DE ÁRBOL.

Es una herramienta que se utiliza para determinar todos los posibles resultados de un experimento aleatorio. En el cálculo de la probabilidad se requiere conocer el número de objetos que forman parte del espacio muestral, estos se pueden determinar con la construcción de un diagrama de árbol.

El diagrama de árbol es una representación gráfica de los posibles resultados  del experimento, el cual consta una serie de pasos, donde cada uno de los pasos tiene un número finito de maneras de ser llevado a cabo. Se utiliza en los problemas de conteo y probabilidad.

Ü MATRIZ DE RELACIONES

es una herramienta gráfica que muestra la conexión o relación entre ideas, problemas, causas y procesos, métodos y objetivos y, en general, entre conjuntos de datos, en la forma de una tabla (matriz). La relación se indica en cada intersección de filas y columnas. Él diagrama de matriz:

Permite analizar y clasificar sistemáticamente la presencia e intensidad de las relaciones entre dos o más conjuntos de elementos.

Ayuda en la priorización de los recursos y procesos. Facilita al equipo alcanzar consensos, mejorand el apoyo a una decisión final.

Mejora el método de trabajo con la observación de un elevado número de factores de decisión. El diagrama de matriz se puede realizar bajo distintas modalidades, para comparar más de dos listas de factores o elementos. 

Hay seis diferentes en forma de matrices posibles: L, T, Y, X, C y  en forma de tejado, dependiendo de los grupos de factores a  comparar. Las más habituales son la matriz en forma de L y en forma de T.

La matriz en forma de L se utiliza para analizar la relación entre dos grupos de elementos entre sí. Esta matriz es, indiscutiblemente, la más común en la aplicación del diagrama. La figura siguiente es un ejemplo de un formato tipo L, habitual en el Despliegue de la Función de Calidad (QFD).

ü MATRIZ DE PRIORIZACIÓN.

Es una herramienta que permite la selección de opciones sobre la base

de la ponderación y aplicación de criterios.

Hace posible, determinar alternativas y los criterios a considerar para adoptar una decisión, priorizar y clarificar problemas, oportunidades de mejora y proyectos y, en general, establecer prioridades entre un conjunto de elementos para facilitar la toma de decisiones. La aplicación de la matriz de priorización conlleva un paso previo de determinación de las opciones sobre las que decidir, así como de identificación de criterios y de valoración del peso o ponderación que cada uno de ellos tendrá en la toma de decisiones.

La matriz de priorización consiste en la especificación del valor de cada criterio seleccionado para, posteriormente, analizar mediante el despliegue de distintas matrices tipo-L, el grado en que cada opción cumple con los criterios establecidos.

 ÷ DIAGRAMA DE CONTINGENCIA.

Debido a las condiciones cambiante del medio, actualmente es común hacer cambio en los planes, una vez que el proyecto ha sido implantado. Ante este cambio se puede responder con anticipación si se conocen los planes; en caso contrario, es necesario tener conocimiento de las medidas necesarias para responder a ellos. Aquí se utiliza el diagrama de contingencia,pues previene la ocurrencia de algún problema o prepara el plan para actuar cuando se presente. El diagrama muestra las debilidades de un plan y considera las acciones, para identificar todos los posibles problemas de un plan.