ETAPAS DEL ANÁLISIS DE PUESTO.

ETAPA 1: Se ofrece un panorama general de la forma en que cada puesto encaja con toda la organización. 

Se utilizan organigramas y diagramas. 

ETAPA 2: Se exhorta a los interesados en definir como se aprovechara la información del análisis y el diseño del puesto.

ETAPA 3: Se escoge a los puestos que se van a analizar.

ETAPA 4: Aplica las técnicas convenientes de análisis de puesto. 

Las técnicas se aplicaran para recopilar datos.

ETAPA 5: Se debe realizar una descripción de puesto de las tareas que se deben realizar dentro de la organización.

ETAPA 6: Se prepara una especificación del puesto, las habilidades que tienen los empleados.

¿QUIEN REALIZA EL ANÁLISIS DE PUESTO?

El análisis de puesto no solo lo realiza el personal del área de recursos humanos, si no que puede ser elaborado por los mismos supervisores de la empresa, técnicos  gerentes o incluso se puede contratar a un analista externo temporalmente, que debidamente sabrá llevar a cabo el programa de análisis de puesto.

*VENTAJAS*

·                     Los empleados titularas de los puestos son una buena fuente de información sobre que trabajo se hace y no sobre el trabajo que se supone debe hacerse.

·                     hace participar a los empleados en el análisis.

·                     aumenta su aceptación de los cambios que impongan los resultados del análisis.

·                     facilita la evaluación del desempeño del colaborador.

·                     proporciona datos que puedan usarse para lograr el equilibrio en la carga de trabajo

*DESVENTAJAS*

Los titulares exageran en las responsabilidades e importancia de trabajo.

·                     La elección de quien realiza el análisis depende de varios factores.

·                     Al no contar con una estructura organización mal implementada podría convertirse en una herramienta de apoyo para la gestión de recursos humanos, tanto que no habría el nivel de flexibilidad esperado para dicho proceso y no se partiría de un orden lógico que soporte su implementación.

¿QUÈ ES UN ORGANIGRAMA?

Es la representación gráfica de la estructura organizacional, usualmente aplicados a empresa u organizaciones.
Los organigramas son sistemas de organización que se representan en forma intuitiva y con objetividad.
también son llamadas cartas o gráficas de organización.

*LOS ORGANIGRAMAS REVELAN:

           La condiciono de las funciones.

·                     Los niveles jerárquicos.

·                     Las lineas de autoridad y responsabilidad.

·                     Los canales formales de orientación.

·                     La naturaleza lineal o staff del departamento.

·                     Los jefes a cada grupo de empleado.

·                     Las relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y cada departamento o sección.

                                                   

*EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA*

*DIAGRAMA DE PROCESOS*

Es una representación gráfica de los procesos que se siguen en una secuencia de las actividades dentro de un proceso, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con su naturaleza, ademas incluye toda la información que se considera necesaria para el análisis, tal como distintos recorridos, cantidades consideradas y el tiempo requerido.
Estas se conocen bajo los términos de operaciones, transporte, inspecciones  retrasos o demoras y almacenaje.
Todos los detalles de administración o fabricación se aprecia global mente en diagrama de operaciones de procesos.

* MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN PARA EL ANÁLISIS DE PUESTO*

ENTREVISTA: el analista visita permanentemente al sujeto que puede proporcionarle información relevante sobre algún puesto. la entrevista puede basarse en el cuestionario general al cual puede agregarsele preguntas que abarquen las variantes correctas que presenta el puesto. cuando se opta por este método suele entrevistarse  tanto a la persona que desempeña en puesto como a sus supervisores, por regla general estos últimos se entrevistan después a fin de verificar la información del empleado.

EJEMPLO DE ENTREVISTA

COMITÉS DE EXPERTOS: es el método de recabar información u opiniones de un grado de expertos reunidos para analizar un puesto permanente con un alto grado de confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es de información vital y es desempeñado por numerosas personas, por regla general la aportación de cada participante añade valiosa información y permite iluminar aspectos pocos claros, también se puede ver la labor de los gerentes y supervisores mejoradas. 

BITÁCORA DEL EMPLEADO: es una verificación del registro de las actividades diarias del empleado, según las consigna el mismo en un registro en su cuaderno. Si los registros se llevan a lo largo de todo el ciclo del puesto, el cuaderno puede producir información de gran exactitud.

EJEMPLO DE BITÁCORA 

OBSERVACIÓN DIRECTA: este método resulta lento, costos y en potencia mas susceptible de conducir a errores. Un analista no podrá registrar por ejemplo las actividades que el empleado efectúa una vez al mes, que permanezca durante un mes en observación en su labor, aquí es imprescindible contar con la disciplina personal indispensable para dejar este tipo de campo a otro tipo de experto al ingeniero de tiempo y movimientos.

CUESTIONARIOS: los empleados responden a cuestionarios en los que describen los deberes, responsabilidades relacionadas con su empleo. El cuestionario puede ser abiertos y solo pedirá al empleado que describa las actividades principales o con lista de verificación muy estructuradas. Es una forma eficiente y rápida de obtener información de un gran números de empleados y es menos costoso que la entrevista.

EJEMPLO DE CUESTIONARIO

DESCRIPCIONES Y ESPECIFICACIONES DE PUESTO

La descripción de puesto es uno de los principales resultados de un análisis sistemático de puesto. Es una explicación por escrito de lo que implica este puesto. Las descripciones de puestos bien escritas llevan lo siguiente:

·                     TITULO DEL PUESTO: el nombre del puesto y otros datos como la clasificación de salario y prestaciones.

·                     RESUMEN: uno o dos enunciados breves de la finalidad del puesto y los resultados que se esperan de los titulares.

·                     EQUIPO: enunciados claros de las herramientas, equipo e información que se requiere para realizar bien el trabajo.

·                     AMBIENTE: descripción de las condiciones de trabajo, la ubicación del puesto y otras características pertinentes.

·                     ACTIVIDADES: descripción de los deberes, responsabilidades y comportamientos del puesto.

LA ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO debe determinarse sistemáticamente que habilidades, conocimientos o capacidades se requieren para realizar un trabajo, una especificación de puesto debe incluir lo siguiente:

1.           Todas las tareas del trabajo deben ser identificadas y calificadas según su importancia mediante técnicas solidas de análisis de puesto.

2.           Un grupo de expertos, titulares o supervisores deben especificar las destrezas necesarias para realizar cada una de ellas.

3.           Hay que calificar la importancia de cada destreza.

4.           Se debe identificar otras características necesarias para desempeñar el puesto.

5.           Cada destreza identificada tiene que vincularse con las tareas del puesto.

*ANÁLISIS DE PUESTO Y ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DE RECURSOS HUMANOS*

En el diario de RH se indica que la reingeniería de procesos y trabajos será el desafió estratégico de RH en los próximos años. Las organizaciones tendrán que adoptarse con rapidez a los cambios en el ambiente laboral. El analista tradicional se dedicaba a elaborar descripciones de los puestos que tenia la organización  pero el nuevo analista deberá también describir los puestos que tendrá la organización venidera.

Algunas organizaciones han establecido ambientes laborales flexibles para satisfacer las necesidades de una fuerza de trabajo cada vez mas diversificada.

* ANÁLISIS DE PUESTO Y APTITUDES DE LOS EMPLEADOS*

Las aptitudes son atributos generales que requieren los empleados para cumplir bien con varios trabajos o con la organización en conjunto. Este aprovechamiento en las practicas de RH de las aptitudes también se llama "elaboración de modelos de aptitudes". Cuando se termina con el análisis exhaustivo de puestos y se cuenta con descripciones y especificación de calidad, la organización puede aprovechar esta información para diseñar o re diseñar los puestos. Los métodos del diseño de trabajos se clasifican en cuatro categorías: 1) el método perceptual motriz, 2) el método biológico, 3) el método mecanista, 4) el método de motivación. Los dos primeros se enfocan en la integración de los sistemas humanos y de las maquinas, y los últimos dos destacan más claramente las concesiones que las compañías deben hacer a menudo en cuanto al diseño de los puestos.

TÉCNICAS CUANTITATIVAS.

Pueden generar procedimientos sistemáticos y cuantitativos que arrojan información sobre que deberes de los puestos se cumplen y que conocimientos, destrezas, capacidades y otras características humanas que necesitan para desempeñar un trabajo. Para el análisis de puesto, el cuestionario de análisis de posiciones y el cuestionario de descripción de puesto administrativo. 

* ANÁLISIS DE LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES*

Fue concebido a finales de la década de 1940 como mecanismo de mejorar la clasificación de los puestos, en el dictionary of ocupational titles, el diccionario clasifica estos puestos por medio de un código y de dígitos, los primeros tres dígitos de cualquiera de estos elementos especifican el código, titulo e industria. 

Los tres dígitos siguientes designan el grado en que un titular tiene la responsabilidad y el juicio  sobre datos , personas, etc.

Los últimos tres dígitos sirven para clasificar el ordenamiento alfabético de los títulos de los puestos en el grupo. el interés de un ADF es establecer un lenguaje común para describir con precisión una gran cantidad de puestos de manera que puedan ser reproducidos.

Para completar las tareas de un puesto el trabajador debe relacionarse físicamente con "cosas", aplicar sus facultades intelectuales para procesar datos y tratar con personas.

Una ventaja del ADF es que cada puesto tiene una calificación cuantitativa.

*CUESTIONARIO DE ANÁLISIS DE PUESTO*

Investigadores de la Purdue University prepararon un cuestionario se trata de análisis de puesto, que contiene 195 reactivos como para completar el cuestionario se requiere mucha experiencia y un alto nivel de compensación de lectura, por lo que regula el llenado por un analista de puestos capacitados, el cual debe decidir si cada reactivo se aplicara a un puesto en particular.

Los 195 reactivos del CAP se encuentran en seis secciones principales:

1.-FUENTE DE INFORMACIÓN: ¿ dónde y cómo obtiene la información de su trabajo el titular? 

2.-PROCESOS MENTALES: ¿con qué procesos de razonamiento , toma de decisiones y planeación se hace en el trabajo? 

3.-PRODUCCIÓN: ¿ qué actividad y herramientas se usan para realizar el trabajo?

4.-RELACIÓN CON OTRAS PERSONAS: ¿en qué contexto social se realiza el trabajo?

5.-CONTEXTO DEL PUESTO: ¿en qué contexto se realiza el trabajo?

6.-OTRAS CARACTERÍSTICAS DEL PUESTO: ¿qué actividad, condiciones o características son pertinentes a parte de las señaladas en las secciones 1 a 5?

Existen programas de computo para calificar las puntuaciones de CAP en siete dimensiones. 

1.-Toma de decisiones

2.-Comunicación

3.-Responsabilidades sociales

4.-Ejecución de actividad especializadas

5.-¿ en qué contexto se realiza el trabajo?

6.-operación de vehículos o equipo. 

7.-procesamiento de información.

Un problema importante del CAP es su longitud, ya que requiere tiempo y paciencia para contemplarlo.

*CUESTIONARIO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ADMINISTRATIVOS* 

El CDPA es una lista de verificación de 208 reactivos relacionados con los asuntos y responsabilidades de los gerentes, dichos reactivos se agruparon en secciones para reducir el tiempo que toma llenarlos y facilitar las respuestas:

*Información general

*Toma de decisiones

*Planeación y organización 

*Administración

*Control

*Supervisión

*Consulta e innovación

*Contactos

*Coordinación

*Representación

*Vigilancia de los indicadores comerciales

*Calificaciones generales

*Conocimientos, habilidades y competencias

*Organigrama

*Comentarios y reacciones

El cuestionario métrico común (CMC), que llena el titular, es un instrumento de análisis de puesto con varias posibles ventajas sobre otras medidas: los reactivos son mas legibles, son mas concretos y se explica a puestos exentos y no exentos.