ETAPAS DEL ANÁLISIS DE PUESTO.
ETAPA 1: Se ofrece un
panorama general de la forma en que cada puesto encaja con toda
la organización.
Se utilizan organigramas y
diagramas.
ETAPA 2: Se exhorta a los interesados en
definir como se aprovechara la información del análisis y el
diseño del puesto.
ETAPA 3: Se escoge a los puestos que se
van a analizar.
ETAPA 4: Aplica
las técnicas convenientes de análisis de puesto.
Las técnicas se aplicaran para
recopilar datos.
ETAPA 5: Se debe realizar
una descripción de puesto de las tareas que se deben realizar dentro
de la organización.
ETAPA 6: Se prepara una especificación
del puesto, las habilidades que tienen los empleados.
¿QUIEN REALIZA EL ANÁLISIS DE
PUESTO?
El análisis de puesto no solo lo
realiza el personal del área de recursos humanos, si no que puede ser elaborado
por los mismos supervisores de la empresa, técnicos gerentes o
incluso se puede contratar a un analista externo temporalmente, que
debidamente sabrá llevar a cabo el programa de análisis de
puesto.
*VENTAJAS*
·
Los empleados
titularas de los puestos son una buena fuente de información sobre
que trabajo se hace y no sobre el trabajo que se supone debe hacerse.
·
hace
participar a los empleados en el análisis.
·
aumenta
su aceptación de los cambios que impongan los resultados
del análisis.
·
facilita
la evaluación del desempeño del colaborador.
·
proporciona
datos que puedan usarse para lograr el equilibrio en la carga de trabajo
*DESVENTAJAS*
Los titulares exageran en las
responsabilidades e importancia de trabajo.
·
La elección de
quien realiza el análisis depende de varios factores.
·
Al no contar
con una estructura organización mal
implementada podría convertirse en una herramienta de apoyo para
la gestión de recursos humanos, tanto que no habría el
nivel de flexibilidad esperado para dicho proceso y no se partiría de
un orden lógico que soporte su implementación.
¿QUÈ ES UN ORGANIGRAMA?
Es
la representación gráfica de la estructura organizacional,
usualmente aplicados a empresa u organizaciones.
Los organigramas son sistemas de organización que se representan
en forma intuitiva y con objetividad.
también son llamadas cartas o gráficas de organización.
*LOS ORGANIGRAMAS REVELAN:
La condiciono de las
funciones.
·
Los
niveles jerárquicos.
·
Las lineas de
autoridad y responsabilidad.
·
Los canales
formales de orientación.
·
La naturaleza
lineal o staff del departamento.
·
Los jefes a
cada grupo de empleado.
·
Las
relaciones existentes entre los diversos puestos de la empresa y cada
departamento o sección.
*EJEMPLO DE UN ORGANIGRAMA*
*DIAGRAMA DE PROCESOS*
Es una representación gráfica de
los procesos que se siguen en una secuencia de las actividades dentro de un
proceso, identificándolos mediante símbolos de acuerdo con
su naturaleza, ademas incluye toda la información que se considera
necesaria para el análisis, tal como distintos recorridos, cantidades
consideradas y el tiempo requerido.
Estas se conocen bajo
los términos de operaciones, transporte, inspecciones
retrasos o demoras y almacenaje.
Todos los detalles
de administración o fabricación se aprecia global
mente en diagrama de operaciones de procesos.
* MÉTODOS DE RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN
PARA EL ANÁLISIS DE PUESTO*
ENTREVISTA: el analista
visita permanentemente al sujeto que puede
proporcionarle información relevante sobre algún puesto. la
entrevista puede basarse en el cuestionario general al cual
puede agregarsele preguntas que abarquen las variantes correctas que
presenta el puesto. cuando se opta por este método suele
entrevistarse tanto a la persona que desempeña en puesto como a sus
supervisores, por regla general estos últimos se
entrevistan después a fin de verificar la información del
empleado.
EJEMPLO DE ENTREVISTA
COMITÉS DE EXPERTOS: es
el método de recabar información u opiniones de un grado de
expertos reunidos para analizar un puesto permanente con un alto grado de
confiabilidad. Es especialmente útil cuando el puesto evaluado es
de información vital y es desempeñado por numerosas personas, por
regla general la aportación de cada participante añade valiosa información y
permite iluminar aspectos pocos claros, también se puede ver la labor
de los gerentes y supervisores mejoradas.
BITÁCORA DEL EMPLEADO: es
una verificación del registro de las actividades diarias del
empleado, según las consigna el mismo en un registro en su cuaderno.
Si los registros se llevan a lo largo de todo el ciclo del puesto, el cuaderno
puede producir información de gran exactitud.
EJEMPLO DE BITÁCORA
OBSERVACIÓN DIRECTA:
este método resulta lento, costos y en potencia mas susceptible de
conducir a errores. Un analista no podrá registrar por ejemplo las
actividades que el empleado efectúa una vez al mes,
que permanezca durante un mes en observación en su
labor, aquí es imprescindible contar con la disciplina
personal indispensable para dejar este tipo de campo a otro tipo de experto al
ingeniero de tiempo y movimientos.
CUESTIONARIOS: los empleados responden a
cuestionarios en los que describen los deberes, responsabilidades relacionadas
con su empleo. El cuestionario puede ser abiertos y solo pedirá al
empleado que describa las actividades principales o con lista
de verificación muy estructuradas. Es una forma eficiente
y rápida de obtener información de un
gran números de empleados y es menos costoso que la entrevista.
EJEMPLO DE CUESTIONARIO
DESCRIPCIONES Y ESPECIFICACIONES DE PUESTO
La descripción de puesto es
uno de los principales resultados de un análisis sistemático de
puesto. Es una explicación por escrito de lo que implica este puesto.
Las descripciones de puestos bien escritas llevan lo siguiente:
·
TITULO DEL
PUESTO: el nombre del puesto y otros datos como la clasificación de
salario y prestaciones.
·
RESUMEN: uno
o dos enunciados breves de la finalidad del puesto y los resultados que se
esperan de los titulares.
·
EQUIPO:
enunciados claros de las herramientas, equipo e información que se
requiere para realizar bien el trabajo.
·
AMBIENTE: descripción de
las condiciones de trabajo, la ubicación del puesto y
otras características pertinentes.
·
ACTIVIDADES: descripción de
los deberes, responsabilidades y comportamientos del puesto.
LA ESPECIFICACIÓN DEL PUESTO
debe determinarse sistemáticamente que habilidades, conocimientos o
capacidades se requieren para realizar un trabajo, una especificación de puesto
debe incluir lo siguiente:
1.
Todas las
tareas del trabajo deben ser identificadas y calificadas según su
importancia mediante técnicas solidas de análisis de
puesto.
2.
Un grupo de
expertos, titulares o supervisores deben especificar las destrezas necesarias
para realizar cada una de ellas.
3.
Hay que
calificar la importancia de cada destreza.
4.
Se debe
identificar otras características necesarias para desempeñar el puesto.
5.
Cada destreza
identificada tiene que vincularse con las tareas del puesto.
*ANÁLISIS DE PUESTO Y ADMINISTRACIÓN ESTRATÉGICA DE
RECURSOS HUMANOS*
En el diario de RH se indica que la
reingeniería de procesos y trabajos será el desafió estratégico de RH
en los próximos años. Las organizaciones tendrán que
adoptarse con rapidez a los cambios en el ambiente laboral. El analista
tradicional se dedicaba a elaborar descripciones de los puestos que tenia
la organización pero el nuevo
analista deberá también describir los puestos
que tendrá la organización venidera.
Algunas organizaciones han establecido
ambientes laborales flexibles para satisfacer las necesidades de una fuerza de
trabajo cada vez mas diversificada.
* ANÁLISIS DE PUESTO Y APTITUDES DE LOS EMPLEADOS*
Las aptitudes son atributos generales
que requieren los empleados para cumplir bien con varios trabajos o con
la organización en conjunto. Este aprovechamiento en las practicas de
RH de las aptitudes también se llama "elaboración de modelos de
aptitudes". Cuando se termina con el análisis exhaustivo de
puestos y se cuenta con descripciones y especificación de calidad,
la organización puede aprovechar esta información para
diseñar o re diseñar los puestos. Los métodos del diseño de
trabajos se clasifican en cuatro categorías: 1)
el método perceptual motriz, 2) el método biológico, 3) el método mecanista,
4) el método de motivación. Los dos primeros se enfocan en
la integración de los sistemas humanos y de las maquinas, y
los últimos dos destacan más claramente las concesiones que
las compañías deben hacer a menudo en cuanto al diseño de los
puestos.
TÉCNICAS CUANTITATIVAS.
Pueden generar procedimientos sistemáticos y cuantitativos que
arrojan información sobre que deberes de los puestos se cumplen y que
conocimientos, destrezas, capacidades y otras características humanas que
necesitan para desempeñar un trabajo. Para el análisis de puesto, el
cuestionario de análisis de posiciones y el cuestionario
de descripción de puesto administrativo.
* ANÁLISIS DE
LA DESCRIPCIÓN DE FUNCIONES*
Fue concebido a finales de
la década de 1940 como mecanismo de mejorar
la clasificación de los puestos, en el dictionary of ocupational
titles, el diccionario clasifica estos puestos por medio de
un código y de dígitos, los primeros tres dígitos de cualquiera
de estos elementos especifican el código, titulo e industria.
Los tres dígitos siguientes
designan el grado en que un titular tiene la responsabilidad y el juicio
sobre datos , personas, etc.
Los últimos tres dígitos
sirven para clasificar el ordenamiento alfabético de
los títulos de los puestos en el grupo. el interés de un
ADF es establecer un lenguaje común para describir
con precisión una gran cantidad de puestos de manera que puedan ser
reproducidos.
Para completar las tareas de un puesto
el trabajador debe relacionarse físicamente con "cosas",
aplicar sus facultades intelectuales para procesar datos y tratar con personas.
Una ventaja del ADF es que cada puesto
tiene una calificación cuantitativa.
*CUESTIONARIO
DE ANÁLISIS DE PUESTO*
Investigadores de la Purdue University
prepararon un cuestionario se trata de análisis de puesto, que
contiene 195 reactivos como para completar el cuestionario se requiere mucha
experiencia y un alto nivel de compensación de lectura, por lo que regula
el llenado por un analista de puestos capacitados, el cual debe decidir si cada
reactivo se aplicara a un puesto en particular.
Los 195 reactivos del CAP se encuentran
en seis secciones principales:
1.-FUENTE DE INFORMACIÓN:
¿ dónde y cómo obtiene la información de su trabajo el
titular?
2.-PROCESOS MENTALES: ¿con qué procesos
de razonamiento , toma de decisiones y planeación se hace en el trabajo?
3.-PRODUCCIÓN: ¿ qué actividad y
herramientas se usan para realizar el trabajo?
4.-RELACIÓN CON OTRAS PERSONAS: ¿en
qué contexto social se realiza el trabajo?
5.-CONTEXTO DEL PUESTO: ¿en qué contexto
se realiza el trabajo?
6.-OTRAS CARACTERÍSTICAS DEL
PUESTO: ¿qué actividad, condiciones o características son pertinentes
a parte de las señaladas en las secciones 1 a 5?
Existen programas de computo para
calificar las puntuaciones de CAP en siete dimensiones.
1.-Toma de decisiones
2.-Comunicación
3.-Responsabilidades sociales
4.-Ejecución de actividad
especializadas
5.-¿ en qué contexto se realiza el
trabajo?
6.-operación de vehículos o
equipo.
7.-procesamiento de información.
Un problema importante del CAP es su
longitud, ya que requiere tiempo y paciencia para contemplarlo.
*CUESTIONARIO DE DESCRIPCIÓN DE PUESTOS ADMINISTRATIVOS*
El CDPA es una lista de verificación de
208 reactivos relacionados con los asuntos y responsabilidades de los gerentes,
dichos reactivos se agruparon en secciones para reducir el tiempo que toma
llenarlos y facilitar las respuestas:
*Información general
*Toma de decisiones
*Planeación y organización
*Administración
*Control
*Supervisión
*Consulta e innovación
*Contactos
*Coordinación
*Representación
*Vigilancia de los indicadores
comerciales
*Calificaciones generales
*Conocimientos, habilidades y
competencias
*Organigrama
*Comentarios y reacciones
El
cuestionario métrico común (CMC), que llena el titular, es un
instrumento de análisis de puesto con varias posibles ventajas sobre
otras medidas: los reactivos son mas legibles, son mas concretos y se explica a
puestos exentos y no exentos.
.jpg)
